E-Mail häufig gestellte Fragen (FAQ)

Das HZB verlassen

Wenn Sie das HZB verlassen, erlischt damit automatisch auch Ihre @helmholtz-berlin.de E-Mail Adresse.

In der Tat bleibt sie aus technischen Gründen noch 7 Tage erhalten, danach werden Mails, die noch an diese Adresse gesendet werden, mit einem Fehler "user unknown" beantwortet und zurückgewiesen. Informieren Sie daher rechtzeitig Ihre Kontaktpartner über Ihre nachfolgende alternative Kontaktadresse. Wie Sie eine automatische Weiterleitung für diese letzten Tage einrichten können erfahren Sie hier.

Müssen Sie im Interesse des Instituts auch über das Vertragsende hinaus Ihre E-Mail Adresse behalten, so können Sie einen Gaststatus beantragen. Nehmen Sie dazu bitte mit Ihrem zuständigen Sekretariat Kontakt auf. Dort wird der Antrag für den Gaststatus erstellt, Sie müssen ihn dann nur noch vom Abteilungsleiter unterschreiben lassen. Ohne Arbeitsvertrag oder vom Abteilungsleiter unterstützten Gaststatus kann Ihnen aus rechtlichen Gründen keine E-Mail Adresse des HZB zur Verfügung gestellt werden.

Nach Ablauf der E-Mail Adresse bleibt Ihr Postfach noch ein Jahr erhalten. In dieser Zeit kann Ihre E-Mail Adresse und auch das Postfach jederzeit reaktiviert werden. Wenn Sie diese langfristige Speicherung der Daten in Ihrem Postfach nicht wünschen, müssen Sie selbst rechtzeitig Ihre E-Mails löschen. Das Aufheben der Daten für ein Jahr dient lediglich der Möglichkeit der Reaktivierung des Kontos für Sie. Aus Datenschutzgründen erhält niemand Drittes Zugriff auf das Postfach. Das bedeutet aber auch, dass Sie rechtzeitig vor Ausscheiden aus dem HZB alle E-Mails (und auch sonstige Daten), die für die Kollegen von Interesse sind, übergeben müssen.

Warum bekomme ich eine Mail, obwohl meine Adresse gar nicht in der Kopfzeile "To:" oder "Cc:" steht?

Der Header (Kopfzeilen) einer Mail lässt sich vergleichen mit dem Briefkopf eines Papierbriefes, ist also nicht relevant für die Auslieferung einer Mail ins Postfach. Für die Zustellung ist dagegen der so genannte "Envelope" relevant, vergleichbar mit einem Briefumschlag, aus dem der eigentliche Brief genommen und ins Postfach gelegt wird. Im Allgemeinen sollte der Header, also der Briefkopf, den der Empfänger sieht, mit der Adresse des Envelopes, den der Empfänger nicht sieht, übereinstimmen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit einer unsichtbaren Kopie, die der Absender als "Bcc:" (blind carbon copy) angeben kann. Diese wird verwendet, wenn der eigentliche Empfänger nicht sehen soll, dass auch noch jemand anderes diese E-Mail erhält. Sinnvollerweise wird die unsichtbare Kopie verwendet, wenn eine Mail an sehr viele Empfänger geht, so dass es unnötig, wenn nicht sogar störend für die Empfänger ist, sich zunächst durch seitenweise Adresslisten bis zum eigentlichen Inhalt der E-Mail durchzuarbeiten. Allerdings wird dieser Header auch in Spam-Mail viel verwendet. Natürlich kann Mail auf diesen bei Auslieferung nicht mehr vorhandenen Header auch nicht gefiltert werden.

Warum bekomme ich eine Fehlermeldung zu einer Mail, die ich gar nicht versandt habe?

Ebenso wie Sie es bei der "gelben Post" nicht verhindern können, dass jemand Fremdes Ihren Absender auf seinen Brief schreibt, kann auch bei E-Mail eine Adressfälschung nicht verhindert werden. Kann eine solche Mail nicht zugestellt werden, so geht die Meldung über die Unzustellbarkeit an den (gefälschten) Absender zurück. Viren z.B. werden fast ausschließlich mit gefälschten Absendern verschickt. Wenn Sie also solch eine automatische Benachrichtigung erhalten über einen angeblich von Ihnen versandten Virus, so brauchen Sie nicht gleich in Panik zu verfallen. In den meisten Fällen wurde Ihre Adresse nur als Absender missbraucht.

Woran erkenne ich denn nun, ob eine Mail wirklich von dem angeblichen Absender stammt?

Verifizieren kann man nur den absendenden Rechner, nicht jedoch den Nutzer, also den Teil vor dem @ in der Mailadresse.

Jeder Rechner, den eine Mail auf dem Weg zum Empfänger passiert, hinterlässt einen "Stempel" mit Namen bzw. der IP-Adresse des Rechners und dem Datum. Rechner aus dem HZB haben eine IP-Adresse beginnend mit 134.30. oder 193.149. Das sind die "Received:"-Headerzeilen (Briefkopfzeilen). Da man diese Headerzeilen meistens nicht sehen möchte, werden sie normalerweise ausgeblendet. Man kann sie jedoch einblenden. Bei Thunderbird geht das mit dem Menu "View"->"Headers"->"All". Hier sieht man für jeden Rechner, den die Mail passiert hat, eine "Received:"-Zeile der Form:

Received: from [134.30.6.26] (diary.hmi.de [134.30.6.26])
     by dimail1.hmi.de (8.11.4p2/8.11.4) with ESMTP id j0CA4so14452
     for ; Wed, 12 Jan 2005 11:04:54 +0100 (MET)

Hier sieht man, dass die Mail vom Rechner diary.hmi.de an unseren Mailserver dimail1.hmi.de übergeben wurde. Dabei ist die Angabe des einliefernden Rechners in den runden Klammern die authentische. Die Angabe davor wird vom Absender angegeben und kann daher auch gefälscht sein. Sind mehrere Rechner am Transport einer Mail bis zum Ziel beteiligt, gibt es mehrere dieser Zeilen, die nicht chronologisch hintereinander stehen müssen. Zum chronologischen Sortieren dient der Zeitstempel.

Bei Spam mit gefälschtem Absender sieht das dann z.B. so aus:

Received: from hmi.de (pD9516ECA.dip.t-dialin.net [217.81.110.202])
     by dimail1.hmi.de (8.11.4p2/8.11.4) with ESMTP id j0B8SUm13378
     for ; Tue, 11 Jan 2005 09:28:31 +0100 (MET)

Hier gibt der Absender vor, aus der Domain hmi.de zu sein, in der Klammer dahinter offenbart sich aber, dass er tatsächlich einen Einwahl-Internetzugang der Telekom nutzt.

Wie bekomme ich heraus wie viel Platz meine E-Mails belegen?

Auf dem Exchange Server hat jeder Nutzer standardmäßig 20 GB zur Verfügung. Bei Erreichen von 19GB erhalten sie automatisch eine Warnung. Sie können Ihre aktuelle Platzbelegung jederzeit im Outlook Web App ablesen. Hierzu genügt es, die Maus über dem Postfach „fliegen“ zu lassen, die Quota-Information wird direkt eingeblendet. (Bild)

Der Server meldet, die E-Mail wäre zu groß, dabei ist das angehängte Dokument deutlich kleiner

Wenn es sich bei dem Anhang um eine Binärdatei handelt, also z.B. ein Word-Dokument oder ein Bild, so muss dieses zunächst in ein Format gewandelt werden, das für den Transport geeignet ist. Dieses Kodieren und auf Empfängerseite wieder Dekodieren macht das Mailprogramm für Sie. Die angehängte Datei wird dabei aber um bis zum anderthalbfachen oder noch mehr größer. Daher kann es durchaus sein, dass eine Mail mit einer angehängten 70MB Datei die zulässige Mailgröße von 100MB überschreitet. Bedenken Sie bitte auch, dass andere Provider häufig niedrigere Limits haben, 10MB oder 20MB sind durchaus üblich.

Anzeige der Mail ist leer (weiße Seite)

Es kommt selten vor, dass eine reine Text-Mail in Thunderbird nicht angezeigt wird, wenn sie geöffnet wird. Das ist nicht zu verwechseln mit dem weiter oben beschriebenen Problem der Anzeige von Anhängen.

Ursache ist, dass Thunderbird standardmäßig nur Textinhalte bis 30kB sofort komplett herunterlädt. Größere Inhalte werden nur auf Abruf geladen.

Es gibt zwei Möglichkeiten

1. Das Herunterladen der betroffenen Mail erzwingen:

Markieren Sie die Mail. Wählen Sie unter

Datei -> Offline -> Ausgewählte Nachrichten herunterladen

Gegebenenfalls müssen Sie jetzt zwischenzeitlich eine andere Nachricht wählen und dann zu der gewünschten zurückkehren, um sie jetzt anzeigen lassen zu können.


2. Einstellung ändern, so dass E-Mails unabhängig von der Größe immer gleich komplett geladen werden:

Bearbeiten bzw. Extras -> Einstellungen...

Im Punkt Erweitert auf der Karte Allgemein den Knopf Konfiguration bearbeiten...

Folgendes in das Filter-Feld eingeben: mime_parts_on_demand

mail.imap.mime_parts_on_demand und mail.server.default.mime_parts_on_demand jeweils durch Doppelklick auf den Wert false setzen.

Nach dem Ändern dieser Einstellung Thunderbird neu starten.