Filterregeln und Weiterleitung

Filterregeln dienen dazu, eingehende Nachrichten automatisch anhand von bestimmten Kriterien zu verwalten. So können Nachrichten beispielsweise in Abhängigkeit von Absender oder Empfängeradresse (persönlicher Adresse, Funktionsadresse oder Mailverteiler) aber auch abhängig von Inhalten, Größe oder Empfangszeitraum entweder in spezielle Ordner verschoben werden oder z.B. während des Urlaubs an andere Empfänger weitergeleitet werden.

Filterregeln können mit einem beliebigen Browser via OWA-Webmail oder mit Outlook eingestellt werden.

Alle E-Mail weiterleiten (Schnellanleitung)

Melden Sie sich mit einem beliebigen Browser unter der URL https://mail.helmholtz-berlin.de im OWA Webmail mit Ihrer HZB-Kennung und dem dazugehörenden Passwort an.

Wählen Sie rechts oben in der Ecke unter Optionen  den Punkt "Posteingangsregel erstellen...".

Klicken Sie "Neu..." für eine neue Regel.

Wählen Sie im oberen Auswahlfeld [Auf alle Nachrichten anwenden] und im unteren Auswahlfeld "Nachricht umleiten an..." aus. Klicken Sie "Speichern".


Wählen Sie nun eine Adresse aus dem Adressbuch oder geben Sie unten eine externe Adresse ein. Klicken Sie "Speichern".

Eine Kopie der Mail verbleibt auf dem Exchange Server. Wenn Sie das nicht wünschen, so müssen Sie über "weitere Optionen" -> "Aktion hinzufügen" die Mail anschließend auf diesem Server noch löschen.

Regeln einrichten mit einem beliebigen Browser

Das Einrichten von Filterregeln mit OWA geschieht mit einem beliebigen Browser über die URL https://mail.helmholtz-berlin.de und Klick auf Optionen.


Wählen Sie Neu für das Anlegen einer neuen Regel.

Wenn Sie bereits mehrere Regeln erstellt haben, so können Sie diese mit Pfeil nach oben bzw. Pfeil nach unten in eine andere Abarbeitungs-Reihenfolge bringen. Durch Entfernen des Häkchens können Sie eine Regel deaktivieren ohne sie gleich zu löschen.


Wählen Sie nun die Bedingung aus für die Anwendung der Regel, z.B. einen bestimmten Absender, eine bestimmte Adresse, mit der Sie adressiert wurden oder bestimmte Stichwörter im Betreff oder der gesamten Mail.

Z.B. Filtern nach Absender ...

...durch Auswahl eines Absenders aus dem Adressbuch oder Eingabe einer externen Adresse


Wählen Sie anschließend, was bei Zutreffen der Bedingung mit der Mail passieren soll, z.B. Verschieben in einen Ordner oder Weiterleiten an eine andere Adresse.

Z.B. Nachricht in einen Ordner verschieben...

...dazu Ordner auswählen oder neuen Ordner anlegen


Sie können weitere Aktionen dazufügen oder Ausnahmekriterien definieren.

Beispiel für Ausnahmekriterium


Mit Outlook 2010/2013

Für das Einrichten von Filterregeln mit Outlook 2003 steht der Regelassistent zur Verfügung, zu erreichen über Datei -> "Regeln und Banachrichtigungen verwalten".

 

Wählen Sie z.B. neue Regel, wenn Sie eine neue Filterregel erstellen möchten.


Für gebräuchliche Regeln gibt es Vorlagen. Damit ist das Erstellen besonders einfach. Z.B. für das Filtern eingehender E-Mail direkt in einen Unterordner in Abhängigkeit von bestimmten Kriterien, z.B. dem Absender oder der Funktionsadresse, über die die Mailadressiert wurde. Damit kann die Eingangsmailbox übersichtlicher gehalten werden.

Im unteren Teil des Fensters muss dann nur noch die zu filternde Adresse angepasst und der zu verwendende Ordner ausgewählt oder neu erstellt werden.

Wenn es keine passende Vorlage gibt, kann eine Regel selbstverständlich auch von Hand erstellt werden. In dem Fall wählen Sie "Regel ohne Vorlage erstellen".

Beispiel: Eingehende Mail eines bestimmten Absenders direkt in einen speziellen Ordner filtern


Sie können beliebig viele weitere Kriterien definieren, die zutreffen müssen, damit die Filterregel zuschlägt, z.B. Stichworte in Betreff oder Mailinhalt, Größe, Eingangs-Zeitraum u.v.m.

Beispiel: Weiteres Kriterium, z.B. bestimmter Text im Betreff


Im nächsten Schritt können Sie weitere Aktionen wählen, z.B. Nachricht weiterleiten oder kennzeichnen.

Beispiel: Mail außerdem weiterleiten


In einem weiteren Schritt können Sie bei Bedarf noch Ausnahmen zu den bis dahin definierten Filterregeln festlegen.

Beispiel: Filterregel nicht anwenden, wenn Mail größer als 10MB


Geben Sie der neuen Regel einen aussagekräftigen Namen und entscheiden Sie, ob sie auch auf bereits vorhandene E-Mail angewendet werden soll. Beim Sortieren in Ordner kann das sinnvoll sein, bei Regeln mit Weiterleitungen meistens eher nicht.


Hinweis:

Der Exchange-Server arbeitet intern nicht mit Absender-Adressen, wie das Mailprogramm sie uns anzeigt. Daher ist es nicht möglich einen Filter auf alle Absender @helmholtz-berlin.de einzurichten. Die Verwendung so genannter Wildcards, z.B. das Symbol *, ist in Regeln nicht möglich.

Um einen solchen Filter trotzdem möglich zu machen, erhalten Server-interne E-Mails (gesendet vom HZB-Exchange an eine Adresse auf dem HZB-Exchange) einen zusätzlichen Header "X-Intern: true", der für Filterregeln herangezogen werden kann.

Bestimmte einzelne interne Adressen können dagegen ohne Probleme beim Einrichten eines Filters aus dem Adressbuch ausgewählt werden.