Groupware

E-Mail ist eine große Säule, die das Serversystem „Exchange Server 2010“ trägt. Eine zweite Säule ist das Angebot von Groupwarefunktionen zur Unterstützung effizienter und effektiver Arbeit in Abteilungen, Gruppen, Teams, Projekten und letztlich dem gesamten Institut.

Wir möchten an dieser Stelle einige Möglichkeiten aufzeigen, wie Komponenten sinnvoll eingesetzt werden können.

Geben Sie Ihr Postfach frei

Ermöglichen Sie Kollegen, auf einzelne Ordner oder gleich Ihr komplettes Postfach zuzugreifen

  • E-Mails können gelesen oder bearbeitet werden, je nach vergebener Berechtigung,
  • Termine können koordiniert,
  • Aufgaben verfolgt und betreut sowie
  • Kontakte gepflegt werden.

Sie bestimmen die Art des Zugriffs für jeden Ordner und jeden zugreifenden User im Einzelnen.

Sie können per Filterregel eingehende E-Mails anhand definierter Kriterien (Absender, Betreffzeile,...) direkt in einen freigegebenen Unterordner filtern.

Verwenden Sie gemeinsam genutzte „Shared mailboxes“

Ein als „gemeinsam“ definiertes Postfach steht allen Berechtigten zur Verfügung

  • Es eignet sich für die Verwaltung von E-Mails von Funktions-Adressen, z.B. pforte@helmholtz-berlin, einkauf@helmholtz-berlin.de oder personalabteilung@helmholtz-berlin.de.
  • Alle Berechtigten können die Mails bearbeiten.
  • Der Zugriff kann über Berechtigungsgruppen gesteuert und somit z.B. automatisch neuen Kollegen in einer Abteilung zugeteilt werden.
  • Umgekehrt wird das Zugriffsprivileg direkt entzogen, wenn ein Kollege die logische Struktur verlässt um andere Aufgaben zu übernehmen.

Koordinieren Sie Termine

Mittels zentrumsübergreifend abrufbarer „Frei-Gebucht“- Information in Ihrem Exchange-Kalender können Sie auf einen Blick erkennen, ob ein geplanter Meeting-Zeitpunkt mit anderen Terminen Ihrer Kollegen kollidiert.

Synchronisieren Sie mit Ihrem Mobilgerät

E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben können mit Ihrem Mobilgerät (Windows Phone, Apple iPhone/iPad und diversen Android-Geräten) synchronisiert werden, E-Mails und Termine auf Wunsch in Echtzeit auf Ihr Mobiltelefon geschickt (sog. Push Mail).

Nutzen Sie die starke Vernetzung mit Microsoft Sharepoint Services

Die Groupware-Arbeitslösung „Microsoft Sharepoint Services“ integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und Microsoft Office.

Integrieren Sie z.B. Sharepoint-Kalender in Microsoft Outlook.