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Ein Word-Dokument elektronisch unterschreiben

Diese Anleitung illustriert die notwendigen Schritte in Microsoft Word (Office365).

Festlegen der Unterschriftenfelder

Um ein Word-Dokument mit Ihrem E-Mail Zertifikat digital zu unterschreiben, muss für jede erforderliche Unterschrift ein Unterschriftenfeld für die digitale Signatur angelegt werden.

Bewegen Sie den Cursor an die Position in Ihrem Text, an welchem die Signatur erscheinen soll. Klicken Sie auf "Einfügen" und dann im Abschnitt Text auf "Microsoft Office-Signaturzeile…".

Im Fenster Signatureinrichtung können Sie optional den Namen des vorgeschlagenen Signierers, seine Position und seine E-Mail-Adresse eingeben und mit OK bestätigen. Hierbei handelt sich nur um einen unverbindlichen Vorschlag, das insbesondere bei mehreren Signaturen anzeigen soll, wer welches Unterschriftenfeld nutzen sollte. Das hiermit erzeugte Unterschriftenfeld kann auch von anderen Personen zum elektronischen Unterschreiben genutzt werden.

Auf diese Art können Sie auch mehrere Unterschriftenfelder anlegen. Ist das Dokument einmal gespeichert, können später keine weiteren Unterschriftenfelder für digitale Signaturen hinzugefügt werden.

Speichern und schließen Sie das Dokument anschließend. Falls andere Personen das Dokument unterschreiben sollen, können Sie es jetzt demjenigen übermitteln.

Elektronisches Unterschreiben eines Word-Dokuments

Wird das Word-Dokument jetzt erneut geöffnet, erscheint die gelbe Zeile SIGNATUREN. Klicken Sie dort auf „Signaturen anzeigen…“.

Wählen Sie im rechten Fenster „Signieren...“.

Am rechten Rand sehen Sie alle vorgesehenen Unterschriften, für die Unterschriftenfelder angelegt wurden.

Im Fenster "Signieren" können Sie über „Bild auswählen…“ zur visuellen Darstellung ein Bild (JPG) Ihrer Unterschrift einfügen. Die eigentliche digitale Unterschrift ist unsichtbar.

Im angezeigten Fenster „Signaturbild auswählen“ suchen Sie ein im Vorfeld gespeichertes Bild Ihrer Unterschrift, wählen es aus und öffnen es mit „Öffnen“.

Für die eigentliche elektronische Unterschrift brauchen Sie Ihr digitales E-Mail Zertifikat. Um Ihr Zertifikat auszuwählen, das Sie zum Unterschreiben verwenden möchten, klicken Sie „Ändern…“.

Zum Abschluss klicken Sie auf „Signieren“.

Nun wird Ihr Dokument mit der gelben Zeile „ALS FINAL GEKENNZEICHNET“ dargestellt.

WICHTIG: Das Dokument wurde automatisch gespeichert und darf nicht noch einmal gespeichert werden.

Überprüfen der Signatur eines digital unterschriebenener Word-Dokuments

Öffnen Sie das digital unterschriebe Word-Dokument. Sie sehen die gelbe Zeile SIGNATUREN. Um weitere Information zu der vorhandenen Signatur zu erhalten, klicken Sie „Signaturen anzeigen…“ und anschließend „Ansicht…“.