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Kanboard

Kanboard ist eine freie Open-Source Lösung für Aufgaben- oder Projektmanagement nach der Kanban Methode.

Damit sind sowohl einfache ToDo- und Aufgabenlisten für Einzelpersonen möglich, als auch Aufgaben- und Projektmanagement innerhalb eines beliebig großen Teams bzw. Projekts.

Die Aufgaben können nach gänzlich eigenen Kriterien kategorisiert, priorisiert, zugewiesen, miteinander verknüpft, gesucht, gefiltert und dargestellt werden. Es können zudem Wiki Einträge verfasst und Diagramme sowie Kalender aus den Aufgaben generiert werden. Projektmitglieder können außerdem automatisiert E-Mails erhalten, wenn Aufgaben zugewiesen oder geändert werden.

Bei der Nutzung im Team sehen alle Mitglieder dieses Teams alle Aufgaben für das gemeinsame Projekt, also auch die Aufgaben der anderen Teammitglieder.

Die Rechteverwaltung unterscheidet zwischen 3 Rollen:

  • Projekt Manager: kann alle Einstellungen und Aufgaben des Projekts bearbeiten
  • Projekt Mitglied: kann alle Aufgaben des Projekts bearbeiten
  • Projekt Betrachter: kann alle Aufgaben des Projekts nur sehen, aber nicht bearbeiten.

Durch optionale Plugins ist eine flexible Erweiterung und Anpassung an individuelle Anforderung möglich. Auch ein API zur Anbindung an andere Systeme steht zur Verfügung.
Die Nutzung erfolgt über eine Weboberfläche im Browser. Es ist keine extra Software notwendig.

Eindrücke

vergrößerte Ansicht

Kanboard Aufgaben zusammengeklappt

vergrößerte Ansicht

Kanboard Aufgaben aufgeklappt

 

Datenschutz und Datensicherheit

Der Dienst Kanboard ist im HZB für Daten mit normalen Schutzbedarf klassifiziert.
Sollten dort Daten mit höheren Anforderungen an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität abgelegt werden (z.B. vertrauliche Informationen), müssen hierfür zusätzliche Schutzmaßnahmen umgesetzt werden (z.B. Verschlüsselung). Für die Einstufung der Daten ist der Dateneigentümer verantwortlich. Welche zusätzlichen Maßnahmen notwendig sind, kann mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten abgestimmt werden.

Der Server wird mindestens 1x nächtlich gesichert. Eine Wiederherstellung von einzelnen Daten aus der Sicherung bedarf allerdings etwas Aufwand.


Einrichtung / Zugang

Persönliches Kanboard

Soll das Projekt auch langfristig nur für eine Einzelperson sein, hat jede Person mit HZB Kennung die Möglichkeit, sich nach der Anmeldung selbstständig ein "Neues persönliches Projekt" (oben links nach der Anmeldung im Kanboard) anzulegen. "Persönliche Projekte" haben keine Nutzerverwaltung und können immer nur vom Ersteller genutzt werden.

Das Kanboard erreichen Sie über https://kanboard.helmholtz-berlin.de.

Geteiltes Kanboard

Für die Nutzung eines geteilten "Kanboards" mit mehreren Personen wechseln Sie bitte zur -> UserApp und richten Sie am Ende auf der UserApp Seite ein neues Kanboard Projekt ein. Die Einrichtung erfolgt automatisiert und sofort als Self-Service ohne manuelle Genehmigungen.

Sie als neuer "Verantwortlicher" haben anschließend in der UserApp die Möglichkeit weitere Nutzer (HZB-Mitarbeitendende, sowie externe Nutzer) zum Projekt hinzuzufügen. Dabei herrscht folgende Rollenzuordnung (Rollenbeschreibung siehe oben auf dieser Seite):

  • "Verantwortliche" = "Projekt Manager"
  • "Mitglieder"
    • "Leserechte" = "Projekt Betrachter"
    • "Schreib- und Leserechte" = "Projekt Mitglied"
  • "Externe Nutzer"
    • "Leserechte" = "Projekt Betrachter"
    • "Schreib- und Leserechte" = "Projekt Mitglied"

Nutzungshinweise

Das Kanboard wird mit der Standardkonfiguration angelegt. Diese sieht Aufgaben unterteilt in 4 Spalten vor: Ideen, Bereit, in Arbeit und Erledigt.
Damit können auch schon ohne weitere Konfigurationen direkt Aufgaben angelegt werden.

Zur Formatierung von Texten in Aufgabenbeschreibungen und Kommentaren wird die Markdown Syntax genutzt. Hier und hier gibt es Hilfe dazu.

Alles weitere kann der Projekt Manager selbst anpassen. Dazu gibt es auch ein Nutzerhandbuch vom Entwickler in Englisch: https://docs.kanboard.org/en/latest/user_guide/index.html.

Das Kanboard erreichen Sie mit Ihrer HZB Kennung über https://kanboard.helmholtz-berlin.de/.

Die Nutzer und Berechtigungen können über die -> UserApp verwaltet werden.

E-Mail Benachrichtigungen

Es gibt die Möglichkeit, sich bei Aktualisierungen von Aufgaben automatisch E-Mails zusenden zu lassen. Das ist bspw. hilfreich, wenn mehrere Personen die gleiche Aufgabe bearbeiten und Person 1 eine Aktualisierung der Aufgabe vornimmt. Bei eingeschalteten E-Mail Benachrichtigungen würde Person 2 automatisch über diese Änderung informiert werden.

  1. Melden Sie sich dazu in Kanboard an.
  2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf Ihre Initialien.
  3. Wählen Sie "Mein Profil".
  4. Wählen Sie im linken Menü "Benachrichtigungen".
  5. Aktivieren Sie die Checkbox "E-Mail".
  6. Passen sie ggf. die weiteren Einstellungen dort an.
  7. Klicken Sie auf "Speichern".

Aufgabenfilter

Mit den Filteroptionen in der rechten oberen Ecke im Kanboard ist es möglich die anzuzeigenden Aufgaben einzuschränken. 

Es können bspw. nur offene Aufgaben oder auch etwa nur Aufgaben, die einer bestimmten Person zugeordnet sind, angezeigt werden. Daneben gibt es noch viele weitere Filter, die über die Buttons anwendbar sind.

Filter

Kanboard Filter

Projekteinstellungen

Das Kanboard ist vielseitig anpassbar. Sie finden die Projekteinstellungen über das Zahnrad oben links.

vergrößerte Ansicht

Kanboard Einstellungen

 

Aufgaben komprimieren (zusammenklappen)

Für eine bessere Übersicht bei vielen Aufgaben können die Aufgaben auch zusammengeklappt werden. 

  1. Wählen Sie im Kanboard "Pinnwand" oben links.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad ebenfalls oben links.
  3. Klicken Sie auf "Aufgaben zusammenklappen" bzw. "Aufgaben aufklappen".