Audio- und Videokonferenzen und Unterstützung bei Veranstaltungen

Für die Durchführung von Telefon- und Videokonferenzen gibt es viele Systeme im Angebot. Nicht alle werden für jede Umgebung unterstützt. Beachten Sie bei der Wahl des für Sie geeigneten Systems auch die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.

Video- und Telefonkonferenzen über DFNconf

Aus Datenschutz- und IT-Sicherheitsaspekten empfiehlt das HZB die Nutzung des Videokonferenzdienstes des DFN. Die plötzliche Zunahme der Inanspruchnahme des Dienstes hat jedoch die Stabilität spürbar negativ beeinflusst. Der DFN arbeitet mit Hochdruck an einer Lösung. Wann der Dienst jedoch in der gewohnten Qualität wieder zur Verfügung stehen wird, ist momentan nicht einschätzbar.

Bitte beachten Sie die aktuellen DFNconf Informationen:
https://www.conf.dfn.de/aktuelles-news

Zur Nutzung des Videokonferenzdienstes DFNconf benötigen Sie eine eigene Videokonferenznummer. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an den HZB-Helpdesk.

Anleitungen und Dokumentation finden Sie unter folgender Adresse:
https://www.conf.dfn.de/anleitungen-und-dokumentation/dfnconf-portal

Hinweise über die Einwahl in Konferenzen und einen Testcall-Service finden Sie unter:
https://www.conf.dfn.de/anleitungen-und-dokumentation/pexip/zugangswege/

Adobe Connect

Für die Zusammenarbeit vom Arbeitsplatz gibt es die Webkonferenzen über Adobe Connect.

Skype for Business (ehemals Lync)

Skype for Business ist unter Datenschutz und IT-Sicherheitsaspekten als hauseigener Dienst empfehlenswert. Es ist in jedem Microsoft-Office-Paket eines HZB-Gerätes enthalten. Es ist aber auch kostenfrei als alleinstehende Anwendung für Geräte ohne Office-Paket und private Geräte verfügbar. Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.

Telefonkonferenz (HZB Telefonanlage)

Für Telefonkonferenzen kann neben Skype for Business auch die Telefonanlage des HZB genutzt werden. Konferenzen mit bis zu 3 Teilnehmern können ad hoc geführt werden. Darüber hinaus hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit sich über das Telefonportal eine PIN-geschützte Telefonkonferenznummer anzulegen und sie auch darüber zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie auf den Intranetseiten zur Telefonie.

Zoom

Der Datenschutzbeauftragte und der IT-Sicherheitsbeauftragte des HZB haben sich klar gegen die Verwendung von Zoom als Konferenztool ausgesprochen. Aus diesem Grund hat die Geschäftsführung beschlossen, Zoom zum aktuellen Zeitpunkt nicht zur Nutzung im HZB freizugeben.

Dieser Beschluss bezieht sich auf das Bereitstellen einer Zoom-Konferenz durch HZB-Mitarbeiter.

Wenn Sie durch eine andere Einrichtung zu einer Zoom-Konferenz als Gast eingeladen werden, darf unter folgenden Bedingungen daran teilgenommen werden:

  1. Es muss sichergestellt sein, dass keine geschäftlichen Daten an Dritte gelanden. D.h. es ist darauf zu achten, dass in der Konferenz keine schützenswerten Daten, z.B. über das Teilen des eigenen Desktops, gezeigt werden oder Daten auf anderem Wege veröffentlicht werden.
  2. Erfolgt die Teilnahme mit einem privaten IT-Gerät, weisen wir darauf hin, dass die Sicherheit Ihrer Daten bei der Nutzung von Zoom möglicherweise nicht gewährleistet ist.

Jitsi

Die IT-Abteilung empfiehlt die Verwendung des HZB-eigenen Jitsi-Servers. Finden Sie hier die Details.

Veranstaltungs- und Medienbetreuung

Für die größeren Veranstaltungsräume des HZB gibt es in Zusammenarbeit mit Firmen einen teilweise verpflichtenden Betreuungsdienst für die Bedienung der Medientechnik.

Vorhandene Einrichtungen

Für  Videokonferenzen können PC-basierte Desktop-Systeme (z.B. Arbeitsplatzrechner, Laptops und Tablets) verwendet werden.

Geeigneter mit mehreren Personen sind unsere Raumsysteme. Buchen Sie diese mit dem  Reservierungssystem. Bitte Zweck "Videokonferenz" angeben.

Bitte lassen Sie sich von uns bei den Raumsystemen kurz einführen. 

Einschätzung der Konferenzsysteme am HZB

Die folgende Auflistung enthält die Einschätzung verschiedener Videokonferenz-Werkzeuge durch den Datenschutzbeauftragten und den IT-Sicherheitsbeauftragten des HZB. 

Dienst Anbieter Bereitstellung Datenschutz IT-Sicherheit Fazit
Adobe Connect (DFN) Vertragspartner des HZB Web (Browser) empfohlen
BlueJeans Fremdfirma Web (Browser) verboten
CiscoWebex Fremdfirma Web (Browser), Client (lokal) erlaubt
DFNconf Vertragspartner des HZB Web (Browser) empfohlen
GoTo Meeting Fremdfirma

Web (Browser), Client (lokal)

erlaubt
Jitsi HZB

Web (Browser), Client (lokal) 

empfohlen
Jit.si (meet.jit.si) Fremdfirma

Web (Browser), Client (lokal) 

verboten
Skype for Business HZB

Client (lokal)

empfohlen
Zoom Fremdfirma

Web (Browser), Client (lokal)

verboten

Folgende Dienste befinden sich aktuell noch in der Überprüfung durch den Datenschutzbeauftragten und den IT-Sicherheitsbeauftragten des HZB bzw. in der Evaluierung durch die Hauptabteilung IT:

  • BigBlueButton
  • Lifesize
  • Jitsi (HZB intern)
  • Talk
  • MS Teams