VoIP FAQ

Allgemeines & Funktionen

Technisches



Allgemeines und Funktionen


Warum wird die Telefoninfrastruktur modernisiert?

Die aktuelle TK-Anlage mitsamt den Telefonen, vor allem am Standort Wannsee, hat ein Lebensalter erreicht, in dem es sich nicht mehr lohnt, diese noch aufrechtzuerhalten. Eine Beschaffung von neuwertigen Ersatzteilen bzw. Telefonen ist nicht mehr möglich und der Hersteller hat ein zeitnahes Ende des Supports angekündigt. An beiden Standorten wird es zukünfitg die gleiche Festnetz-Telefonielösung, betreut durch die HZB-IT, geben.

Die neue TK-Anlage basiert auf moderner Technologie, ist skalierbarer, flexibler und sowohl in der Anschaffung als auch in der langfristigen Instandhaltung und dem Ausbau günstiger als eine vergleichbare TK-Anlage mit der alten Technologie. Es bieten sich zudem neue Möglichkeiten, dieses System in vorhandene IT-Dienste einzubinden.

 

Neue Telefone

Die vorhandenen Tisch-Telefone sind mit der neuen VoIP-Anlage nicht kompatibel. Die alten Telefone werden nach und nach gegen neue Polycom VoIP-Telefone ausgetauscht.
Hier sind 2 neue Modelle zum Vergleich:

Telefone

Wird sich meine Nummer ändern?

Nein, Sie können Ihre alte Nummer behalten. Allerdings wird zukünftig jeder Nutzer nur noch eine Festnetznummer erhalten.

Nutzer, die derzeit mehrere Festnetznummern haben (z.B. eine für Wannsee und eine für Adlershof) dürfen sich eine von diesen aussuchen. Die anderen Nummern werden dann für einen bestimmten Zeitraum auf diese Nummer umgeleitet, sodass der Nutzer weiterhin erreichbar ist. Bis die weiteren Nummern abgeschaltet und wieder freigegeben werden, hat der Nutzer Zeit, dies an alle notwendigen Personen und Institutionen zu kommunizieren.

Die Nummer wird dann fest auf die Telefone konfiguriert, die sich in den gemeldeten Büros des Nutzers befinden. Ruft also jemand diese Nummer an, klingeln alle diese Telefone gleichzeitig.

 

Handbücher/Anleitungen für die Telefone

Das Handbuch finden Sie hier.
Sie erhalten außerdem nach Austausch Ihres Telefons eine Einladung zu einer ca. 45 minütigen Schulung, in der wir Ihnen die Funktionen des Telefons vorstellen und Sie auch fragen stellen können.

 

Anrufbeantworter

Sollte für Ihren derzeitigen Telefonanschluss ein Anrufbeantworter aktiviert sein, wird auch auf Ihrem neuen Telefon ein Anrufbeantworter eingerichtet. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit nachträglich einen Anrufbeantworter zu beantragen.

 

Verwalten des Telefonanschlusses aus der Ferne

Dafür haben wir die Webanwendung "Mein Telefon-Portal" entwickelt. Da es sich hierbei um eine Website handelt, können Sie diese Einstellungen dann von jedem beliebigen internetfähigem Endgerät mit Webbrowser vornehmen.
Weitere Informationen erhalten Sie im Handbuch.

 

Sprache des Telefons (und des Anrufbeantworters) ändern

Diese Funktion ist im Handbuch beschrieben.

 

Rufumleitung einstellen

Diese Funktion ist im Handbuch beschrieben.

 

Interne Telefonkonferenzen

Informationen dazu erhalten Sie im Handbuch.

 

Headsets

Informationen zum Anschließen von Headsets erhalten Sie im Handbuch.

 

Schnellwahltasten auf dem Telefon einrichten

Weitere Informationen zum Einrichten von Schnellwahltasten erhalten Sie im Handbuch.

 

Anzeigenamen zu meiner Telefonnummer ändern

Diese Funktion finden Sie im Handbuch.

 

Wird man zukünftig auch den Anrufernamen bei Gesprächen zwischen den Standorten Adlershof und Wannsee sehen?

Da wir mit der Modernisierung auch die Telefoninfrastruktur vereinheitlichen, wird es nur noch eine Haupt-TK-Anlage für beide Standorte gemeinsam geben. Dadurch wird man nun auch die Anrufernamen standortübergreifend sehen.

 

Sieht man den Anrufernamen bei Gesprächen zwischen den neuen und den alten Telefonen?

Die neue VoIP Telefonanlage und die alte Telefonanlage sind miteinander verbunden. Die alte Telefonanlage sendet leider keine Anrufernamen sondern nur die Nummer bei abgehenden Gesprächen (von alt --> VoIP). Zusätzlich ignoriert die alte Anlage leider auch die von der neuen VoIP Anlage gesendeten Anrufernamen bei Gesprächen von VoIP --> alt.

Das bedeutet, dass die Nutzer mit einem alten Telefon nur die Nummer des VoIP Anrufers sehen.
Beispiel: VoIP-Nutzer 41234 mit Namen "Max Mustermann" ---ruft---> Alt-Nutzer 44321 ("Susanne Muster") an. Der Alt-Nutzer sieht den Anrufer nur als 41234 ohne den Namen.

Die neue Anlage bietet jedoch mittels einer Datenbank die Möglichkeit den Anrufen der Alt-Nutzer einen Anrufernamen hinzuzufügen.
Beispiel: Alt-Nutzer 44321 mit Namen "Susanne Muster" ---ruft---> VoIP-Nutzer 41234 ("Max Mustermann") an. Der VoIP-Nutzer sieht als Anrufer 44321 mit dem Namen "Susanne Muster". Voraussetzung dafür ist jedoch, dass diese Nummer der Person "Susanne Muster" im Intranet (Visitenkarte) auch zugeordnet ist.

Nachdem alle Nutzer auf VoIP umgestellt wurden und ein neues VoIP Telefon besitzen, wird auch die Namensübertragung ohne Einschränkung sogar zwischen LMC und WCRC möglich sein.

 

Telefonbuch

Es gibt sowohl ein zentrales Telefonbuch, in dem alle HZB Nummern gelistet sind, als auch für jedes Telefon nach Bedarf ein lokales Telefonbuch, welches sich der Nutzer selbst erstellen kann. Die Pflege des lokalen Telefonbuchs ist mit der Webanwendung "Mein Telefon-Portal" im Intranet möglich. Weitere Informationen erhalten Sie im Handbuch.

 

PIN ändern

Informationen dazu erhalten Sie im Handbuch.

 

Kann ich mein Telefon bei einem Umzug oder Bürowechsel einfach mitnehmen?

Nein. Ändern Sie bitte niemals eigenständig den Standort von den Telefonen. Dies gilt übrigens auch für PC und andere IT-Geräte. Sprechen Sie dies bitte zunächst mit Ihrem Sekretariat und dem IT-HelpDesk ab. IT-Geräte mitsamt ihren Standorten und Nutzern werden bei uns erfasst und dokumentiert, so auch die Telefone. Ändert sich der Standort und wir erfahren davon nichts, erschwert das ungemein die zentrale Konfiguration und Zuordnung der Telefone.
Zudem verwenden wir für die Telefone spezielle flexible Netzwerkkabel, die die Positionierung des Telefons erleichtern. Diese sind mit der Länge in der Regel an die Raumverhältnisse angepasst. Wenn Sie den Umzug anmelden, können Sie auf Wunsch auch ein neues Netzwerkkabel erhalten.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, den Standort des Telefons im Telefon-Portal zu melden.

 

Werden auch Softphones zur Verfügung gestellt?

Ja, Softphones, also Software-Telefone, die als Anwendung auf einem PC installiert werden, werden wir auch anbieten. Damit ist es dann möglich, Gespräche über die internen Lautsprecher und Mikrofone oder über ein Headset direkt am ​PC zu führen. Ein extra Hardphone (Tisch-Telefon) ist damit nicht mehr notwendig. Das spart natürlich Kosten und auch Platz auf dem Schreibtisch. Jeder Nutzer kann sich dann mit seiner eigenen Nummer an einem beliebigen PC mit installiertem Softphone anmelden. Es wird zudem möglich sein, Softphones auf Smartphones oder auch am Telearbeitsplatz zu nutzen. So bleiben Sie bei guter Internetanbindung auch außerhalb des HZB oder auf Ihrem Smartphone telefonisch mit Ihrer HZB-Nummer erreichbar.
Weiterhin testen wir auch gerade die Einbindung von Lync in die neue Telefonanlage. Damit wird es dann möglich sein, direkt über Lync mit Ihrer gewohnten HZB Rufnummer zu telefonieren.

 

Werden auch schnurlose Telefone zur Verfügung gestellt?

Neben der bereits vorhandenen Schnurlostelefonie am Standort Adlershof rund um den Speicherring werden wir auch vereinzelt DECT basierte Schnurlostelefone bereitstellen. Anwendungsfälle sind hier Bereiche, in denen überwiegend mobil gearbeitet wird (z.B. Werkstatt, Kantine, Warenannahme, etc.).

 

Noch weitere Fragen?

Das Telefonie-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung.

 




Technisches


Wie werden die Telefone in den Büros/Räumen angeschlossen?

Die neuen VoIP Telefonen werden wie PCs mit Netzwerkkabeln (RJ45 Patchkabel) vorzugsweise direkt an einer freien Wanddose oder, wenn vorhanden, an einem kleinen Büroswitch angeschlossen.

Es kann allerdings vorkommen, dass in den Räumen keine freien Netzwerkdosen mehr vorhanden sind. Die Telefone besitzen einen integrierten Mini-Switch. In diesem Fall wird das Netzwerkkabel des PC, der noch an einer Netzwerkdose angeschlossen ist von dieser Dose entfernt. Anschließend wird das Telefon mit der frei gewordenen Netzwerkdose verbunden. Der PC wiederrum wird dann mit den zweiten Port des Telefons verbunden. Somit läuft dann der Netzwerkverkehr des PC über das Telefon.

Dazu eine kleine Darstellung:

von:
Netzwerkdose (x) <----> (x) PC

zu:
Netzwerkdose (x) <----> (x) Telefon (x) <----> (x) PC 

 

Können analoge Telefone und Faxgeräte weiterhin genutzt werden?

Ja, die Anlage bietet auch weiterhin analoge Anschlüsse.

Die Anschlüsse werden in unserer Telefonzentrale auf ein Analog/VoIP-Gateway umgezogen, welches dann die Umwandlung von IP-Telefonie und analogen Daten vornimmt. Die analogen Telefone verhalten sich dann weiterhin wie gewohnt wie interne Teilnehmer.​ Dies gilt übrigens auch für Faxgeräte, da es sich hier auch um analoge Endgeräte handelt.

 

Wie werden die Telefone konfiguriert?

Die Telefone werden in erster Linie zentral verwaltet und konfiguriert. Die Telefone holen sich bei jedem Start über eine verschlüsselte Verbindung​ ihre Konfiguration vom Server. Zusätzlich hat die IT die Möglichkeit, Konfigurationen zentral auf die Telefone zu verteilen.

Die Nutzer haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, bestimmte Einstellung am Telefon selbst vorzunehmen (Lautstärke, Klingelton, etc...).

Zur regelmäßigen Wartung und Softwarepflege werden vorzugsweise nächtlich auch nach Bedarf Firmwareupdates für die Telefone durch die IT zentral verteilt. Die Telefone starten dann zur Aktualisierung einmal neu. Solch ein Update dauert in der Regel 10 Minuten. Während dieser Zeit sind an diesem Telefon keine Gespräche möglich.

 

Werden die Gespräche verschlüsselt?

Ja, sowohl Gesprächsdaten als auch Signalisierungsdaten (Rufauf- und abbau) sind bei externen Gesprächen vollständig verschlüsselt. Rein interne Gespräche werden aus technischen Gründen derzeit noch nicht verschlüsselt. Wir arbeiten jedoch bereits an der Implementierung der internen Verschlüsselung.

 

Wird sich die Sprachqualität ändern?

Ja, die Sprachqualität wird sich vor Allem bei HZB-internen VoIP Gesprächen deutlich verbessern. Grund hierfür ist die Art, wie die Sprachdaten konvertiert und komprimiert werden. Zuständig dafür ist der sogenannte Codec. In der alten ISDN Technik wird der Codec G.711 verwendet, in der neuen IP-Technik der Codec G.722, der im privaten Umfeld auch unter dem Namen HD-Telefonie bekannt ist.

Der Codec wird zu Beginn des Gesprächaufbaus zwischen den beiden Teilnehmern und den Vermittlungsstellen, die sich dazwischen befinden, ausgehandelt. Sollte eines dieser Geräte den HD-Codec nicht unterstützen, erfolgt ein Fallback auf den alten Codec. Es wird also keine Verschlechterung zur derzeitigen Qualität geben. Der alte Codec wird in den meisten Fällen verwendet, wenn Sie ein externes Gespräch, zum Beispiel mit einem Mobilfunkteilnehmer, führen. Die meisten Provider unterstützen den neuen Codec in den Gateways leider noch nicht.

Da die VoIP-Telefonie allerdings über unsere vorhandene Netzwerkinfrastruktur geführt wird, kann es auch zu Engpässen und ziemlich ausgelasteten Netzwerkverbindungen kommen, die das Gespräch beeinflussen können. Um dem entgegenzuwirken, sollen die VoIP-Gespräche in unseren Netzwerkgeräten zukünftig priorisiert behandelt werden. Das bedeutet, dass die Gesprächsdaten von den Switchen zuerst verarbeiten werden. Der andere Netzwerkverkehr (z.B. sehr große Dateiübertragungen) wird erst danach abgearbeitet. Das geschieht beispielsweise mit einer automatischen Begrenzung der Bandbreite für sonstigen Netzwerkverkehr, sodass für VoIP-Gespräche noch genügend freie Kapazität vorhanden ist.

 

Wie werden die Telefone mit Strom versorgt?

Im Optimalfall werden die Telefone über Power over Ethernet (PoE) mit Strom versorgt. Dafür werden Netzwerkswitche benötigt, die Strom über die Netzwerkkabel den Telefonen zur Verfügung stellen. Die meisten unserer verbauten Switche bieten diese Funktion leider noch nicht. Im Zuge des Rollouts der neuen Telefone wird ein Großteil der Switches durch PoE Switches ausgetauscht. Dennoch kann es in seltenen Fällen zunächst notwendig sein, die Telefone in den Büros und Räumen durch ein separates Netzteil mit Strom zu versorgen.