Polycom VoIP-Telefone Handbuch

Telefone


Grundlegende Bedienung

Tastenbelegung Standardtelefon



​Nummer ​Funktion ​Beschreibung
​1 Diebstahlschutz Ermöglicht es Ihnen, ein universelles Sicherheitskabelschloss an Ihr Telefon anzuschließen, damit Sie es an einem Schreibtisch befestigen können.
​2 umdrehbare Hörerhalterung

Sichert den Hörer in der Halterung, wenn das Telefon in einem steilen Winkel steht. Um den Hörer zu sichern, entfernen Sie das Plastikteil (ohne Druck nach oben schieben), drehen Sie es um, so dass der Vorsprung nach oben zeigt, und setzen Sie es wieder ein. Positionieren Sie den Hörer so, dass der Vorsprung in den Schlitz des Hörers passt.

​3 ​Lautsprecher Klingelton- und Freisprech-Audioausgang
​4 Softkeys Vom Administrator vordefinierte Funktionen
​5 Durchstellen ​Eine aktiven Anruf durchstellen
​6 Tastenfeld ​Ermöglicht die Eingabe von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen.
​7

Nachrichten/
Anrufbeantworter

Verbindet Sie mit Ihrem Anrufbeantworter, sofern dieser vom Administrator eingerichtet wurde.
​8 ​Halten ​Hält ein aktives Gespräch oder nimmt ein gehaltenes Gespräch wieder auf.
​9 ​Mikrofon ​Mikrofon für Audioeingang
​10 Lautstärke ​Stellen Sie die Lautstärke von Hörer, Headset, Lautsprecher und Klingelton ein.
​11 Stumm-Taste

Stummschaltung der eigenen Umgebung während eines Gespräches. Die Taste leuchtet rot, wenn sie aktiviert ist.

​12 Lautsprecher-Taste

Ermöglicht es Ihnen, Anrufe über die Freisprecheinrichtung zu tätigen und entgegenzunehmen. Die Taste leuchtet grün, wenn sie aktiviert ist.

​13 Headset-Taste Ermöglicht es Ihnen, Anrufe über ein Headset zu tätigen und entgegenzunehmen. Die Taste leuchtet grün, wenn ein analoges Headset aktiviert ist, und blau, wenn ein USB- oder Bluetooth-Headset aktiviert ist.
​14 Navigation/
Bestätigung
​Navigiert durch die auf dem Bildschirm des Telefons angezeigten Informationen oder Optionen (hoch, runter, links, rechts). Die mittlere Taste wählt die markierte Option aus.
​15 ​Home/
Menü
Wechsel ins Hauptmenü
​16 Leitungs-/
Schnellwahltasten
Sie können eine Telefonleitung auswählen oder schnell einen bevorzugten Kontakt anrufen.
​17 ​Bildschirm Farbbildschirm mit Hintergrundbeleuchtung
​18 ​Nachrichtenanzeige ​Blinkt rot, wenn Sie neue Nachrichten haben.
​19 ​USB Port

Ermöglicht den Anschluss eines USB-Headsets.

 


Einen Anruf tätigen

  • Wählen Sie eine Nummer und heben Sie den Hörer ab oder
  • Heben Sie den Hörer ab und wählen Sie eine Nummer oder
  • Wählen Sie eine Nummer und drücken Sie Wählen

Sollten mehrere Leitungen auf dem Telefon konfiguriert sein, wird standardmäßig immer die erste Leitung für abgehende Anrufe verwendet.
Möchten Sie eine der anderen Leitungen verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

  • Drücken Sie die Leitungstaste neben der gewünschten Durchwahl am Display
  • Heben Sie den Hörer ab
  • Wählen Sie die gewünschte Rufnummer

Einen Anruf entgegennehmen

  • Heben Sie den Hörer ab oder
  • Drücken Sie die Taste Beantworten oder
  • Drücken Sie die Taste  Lautsprecher oder
  • Drücken Sie die Taste Headset oder
  • Drücken Sie die Taste Abweisen, um den Anruf abzulehnen und ihm ein Besetztzeichen zu senden oder bei vorhandenem Anrufbeantworter, den Anrufer zum Anrufbeantworter weiterzuleiten oder
  • Drücken Sie die Taste Ignorieren, um den Anruf lautlos weiter klingeln zu lassen

Mikrofon stummschalten

  • Drücken Sie während eines Gesprächs die Taste Stummschalten. Der Gesprächspartner hört Sie nun nicht mehr
  • Um die Stummschaltung wieder aufzuheben, drücken Sie die Taste Stummschalten erneut.

Zwischen Hörer, Lautsprecher und Headset wechseln

  • Drücken Sie während eines Gesprächs die Taste Headset oder  Lautsprecher um die gewünschte Audioausgabe einzustellen. Legen Sie den Hörer in die Halterung.
  • Nehmen Sie den Hörer ab, um wieder zum Hörermodus zu wechseln

Lautstärke einstellen

  • Drücken Sie die Tasten - leiser und + lauter) am unteren Rand des Telefons, um
    • während eines Gesprächs den Gesprächspartner lauter oder leiser zu stellen oder
    • im Standbymodus die Klingeltonlautstärke einzustellen

Anrufhistorie einsehen

  • Drücken Sie die Taste Anrufliste. Standardmäßig werden Ihnen alle Anrufe angezeigt (verpasst, empfangen, getätigt)
  • Drücken Sie die Taste Typ, um die Liste zu filtern

Verzeichnis/Telefonbuch benutzen

  • Drücken Sie die Taste Verzeichnis
  • Im 1 Kontaktverzeichnis sind Ihre persönlichen und lokalen Kontakte gespeichert. Diese Kontakte können Sie im Telefon-Portal pflegen.
  • Im 2 Unternehmensverzeichnis sind alle Kontakte des HZB gespeichert
    • Für eine Standardsuche geben Sie den Nachnamen des gesuchten Kontaktes ein und drücken Sie die Taste Absenden
    • Für eine erweiterte Suche drücken Sie die Taste Erweit. Suche, füllen Sie die gewünschten Felder aus und drücken Sie die Taste Absenden


Webanwendung "Mein Telefon-Portal"

Mit der Webanwendung Mein Telefon-Portal im Intranet haben Sie die Möglichkeit, Ihr Telefon im Browser von überall auf der Welt aus zu konfigurieren.
Folgende Funktionen sind damit aktuell möglich:

  • Anzeigenamen ändern (Anfrage an das Telefonie-Team wird gesendet)
  • einen Anruf starten
  • die Anrufhistorie sehen
  • Anrufberechtigungen ändern (Anfrage an das Telefonie-Team wird gesendet)
  • Rufumleitung setzen (auch automatische Rufumleitungen mit eigenen Zeitplänen sind möglich)
  • die PIN ändern
  • einen Anrufbeantworter beantragen/verwalten/konfigurieren
    • die Sprachnachrichten direkt im Browser abhören
    • ein persönliches Antwortsystem anlegen
  • einen eigenen Telefonkonferenzraum anlegen (Anfrage an das Telefonie-Team wird gesendet) und steuern
  • Schnellwahltasten auf dem Telefon konfigurieren
  • ein persönliches Telefonbuch anlegen
  • die Sprache des Telefons ändern
  • persönliche Einstellungen am Telefon zurücksetzen

Sollten Sie Ihre Rufnummer nicht im Telefon-Portal sehen, ist Ihnen diese Nummer noch gar nicht im Intranet zugeordnet. Wenden Sie sich bitte an Ihr Sekretariat und lassen Sie die Zuordnung vornehmen.

Beachten Sie bitte weiterhin die Hilfestellungen direkt im Telefon-Portal.




Standardfunktionen


Rufumleitung setzen

Rufumleitungen können auch in Ihrem Telefon-Portal konfiguriert werden.
Für Rufumleitungen direkt am Telefon benötigen Sie Ihre PIN, die Sie auch im Telefon-Portal ändern können.

Wenn Sie das Telefon einer anderen Person umleiten möchten oder müssen (z.B. aufgrund von Abwesenheit durch Krankheit), wenden Sie sich an das Telefonie-Team. Es können aber auch verantwortliche Personen für eine Rufnummer hinterlegt werden, sodass diese verantwortliche Person die "fremde" Rufnummer auch in ihrem Telefon-Portal verwalten kann. Auch hierfür wenden Sie sich bitte an das Telefonie-Team.

Aktivieren:

  • Drücken Sie die Taste Umleitung
  • Nehmen Sie den Hörer ab
  1. Der Sprachassistent fragt Sie zunächst nach Ihrer eigenen HZB Durchwahl, die Sie auf eine andere Nummer umleiten wollen. Das bedeutet, Sie können Ihre Nummer auch von einem beliebigen anderen VoIP-Telefon umleiten. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  2. Anschließend werden Sie zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  3. Zum Schluss geben Sie das Weiterleitungsziel ein, also die Nummer, zu der hingeleitet werden soll. Bestätigen Sie die Eingabe mit
  • Die Rufumleitung ist nun aktiviert

Deaktivieren:

  • Drücken Sie die Taste Umleitung
  • Nehmen Sie den Hörer ab
  1. Der Sprachassistent fragt Sie zunächst nach Ihrer eigenen HZB Durchwahl. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  2. Anschließend werden Sie zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  • Die Rufumleitung ist nun deaktiviert

Klingelton ändern

  • Drücken Sie die Taste Home
  • Wählen Sie mit den Navigationstasten den Menüpunkt Einstellungen

Anzeigenamen ändern

Das Standardformat ist

  • bei einer Person: "Vorname Nachname"
  • bei mehreren Personen: "Anrede Nachname / Anrede Nachname"

Wünschen Sie eine Änderung, können Sie diese in Ihrem Telefon-Portal beauftragen. Die Änderung wird zur Prüfung an das Telefonie-Team gesendet.
Sie können sich alternativ auch gerne per E-Mail an das Telefonie-Team wenden.

 


PIN ändern

Die PIN können Sie in Ihrem Telefon-Portal ändern.

 


Headsets

Wir unterstützen mehrere Headset Modelle des Herstellers Sennheiser.

kabelgebundenes Headset:

  • Sennheiser SC 60 USB CTRL (Preis ca. 45€)
  • (die allermeisten USB Headsets können an den neuen Telefonen angeschlossen werden)

kabelloses Headset:

Das kabellose Headset DW Office gibt es in der Variante ohne Namenszusatz, bei der der parallele Betrieb an Telefon und PC über USB gleichzeitig möglich ist. Das Audiosignal wird über Zwei Tasten an der Basisstation umgeschaltet. Die günstigere Variante DW Office PHONE kann nur am Telefon angeschlossen werden.

  • Am Headset selbst befinden sich Tasten zur Anrufsteuerung (Annehmen/Auflegen und Lautstärke).
  • Die Funkreichweite der kabellosen Headsets beträgt mit Sichtkontakt bis zu 180 Meter, in Bürogebäuden bis zu 55 Meter.
  • Die Preise schwanken von Zeit zu Zeit und je nach Anbieter natürlich. Sie sollen nur eine grobe Orientierung geben.
  • Die Headsets werden nicht von der IT-Abteilung gestellt, sondern müssen über Ihre Kostenstelle beschafft werden. Gerne unterstützen wir Sie aber bei der Beschaffung.
  • Das Sennheiser DW Office und das passende Adapterkabel gibt es im e.biss Standardkatalog vom Lieferanten Insight. Suchen Sie dafür in e.biss nach "0001946307-00000001" und (!) "0001946335-00000001".

Headset anschließen

→ An der Basisstation des Headsets müssen sich die Schalter 1 und 2 in der unteren Position und die restlichen Schalter in der neutralen Position befinden.
Um die Tasten (Anruf annehmen/ablehnen/starten/beenden) des Headsets benutzen zu können, muss folgende Einstellung im Telefon gesetzt sein:

  • Drücken Sie die Taste Home
  • Wählen Sie mit den Navigationstasten den Menüpunkt Einstellungen
  • Wählen Sie 1 Allgemein, 1 Präferenzen, 3 Kopfhörer, 2 EHS-Modus,
    • Kabelgebundenes USB Headset: 1 Regulärer Modus oder
    • Kabelloses Sennheiser EHS Headset: 4 Sennheiser EHS
  • Bestätigen Sie mit der Taste Auswählen
  • Das Telefon führt bei Bedarf einen Neustart durch

Sprache des Telefons und/oder des Anrufbeantworters ändern

Die Sprache können Sie in Ihrem Telefon-Portal ändern.

 


Lokale Kontakte speichern

Ein persönliches Telefonbuch (Kontaktverzeichnis) können Sie in Ihrem Telefon-Portal anlegen.

Um am Telefon darauf zuzugreifen

  • drücken Sie die Taste Verzeichnis
  • und wählen Sie 1 Kontaktverzeichnis 

"Nicht stören" (DND) aktiveren/deaktivieren

  • Drücken Sie die Taste  Home
  • Wählen Sie mit den Navigationstasten den Menüpunkt Nicht stören
  • In welchem Status sich Ihr Telefon befindet erkennen Sie an dem Symbol neben Ihrer Nummer

Ist der „Nicht stören" Modus aktiv, hören alle Anrufer ein Besetztzeichen, sofern Sie keinen Anrufbeantworter und Rufumleitungen eingerichtet haben.
Wenn Sie einen Anrufbeantworter haben, wird der Anrufer direkt zum Anrufbeantworter weitergeleitet.

Alle Anrufer sehen Sie in der Anrufliste.

 


Anrufer zum Anrufbeantworter umleiten/abweisen

  • Voraussetzung: Für Ihren Anschluss ist der Anrufbeantworter aktiviert
  • Drücken Sie, während Ihr Telefon klingelt, die Taste Abweisen. Der Anruf wird sofort zu Ihrem Anrufbeantworter geleitet

Anruf halten/in die Warteschlange stellen

  • Drücken Sie während eines Gesprächs die Taste Halten oder   und legen Sie den Hörer wieder in die Halterung
  • Um den Anruf fortzusetzen, drücken Sie die Taste Fortsetzen oder oder heben Sie den Hörer ab und drücken Sie die blinkende Leitungstaste

3-Wege (einfache) Konferenz am Telefon

  • Während eines Gesprächs drücken Sie die Taste (Mehr und anschließend) Konferenz (der Anrufer wird nun automatisch gehalten)
    • Wählen Sie eine Nummer, die der Konferenz beitreten soll
    • Drücken Sie die Taste Senden und warten Sie, bis das Ziel den Anruf entgegennimmt
    • Drücken Sie die Taste Konferenz erneut, um alle Teilnehmer in eine Konferenz zu schalten

(Große) Konferenz erstellen

In Ihrem Telefon-Portal können Sie einen eigenen Konferenzraum beantragen. Der Antrag wird zunächst vom Telefonie-Team geprüft.
Jeder Nutzer bekommt eine eigene Konferenzraumrufnummer und einen Zugangscode (PIN) zugewiesen. Der Konferenzraum wird in der Telefonanlage des HZB bereitgestellt und ist auch von außerhalb für externe Teilnehmer erreichbar. Für interne HZB-Teilnehmer entstehen dadurch keine Kosten. Bei externen Teilnehmern fallen die normalen Gebühren für Gespräche in das deutsche Festnetz an. Der Konferenzraum bleibt Ihnen dauerhaft zugeordnet und wiederverwendbar, bis Sie ihn selbst löschen.

Um andere Teilnehmer einzuladen, müssen Sie Ihnen die vollständige Konferenzraumrufnummer und den Zugangscode mitteilen. Diese Daten und auch eine Vorlage für eine E-Mail Einladung finden Sie im Telefon-Portal, sobald der Konferenzraum vom Telefonie-Team angelegt wurde.





Erweiterte Funktionen


Anmeldung/Abmeldung (Hot Desking/Hoteling)

Sollten Sie sich einmal nicht an Ihrem gewohnten Arbeitsplatz befinden und möchten aber dennoch Ihre Anrufe empfangen haben Sie neben einer einfachen Rufumleitung auch die Möglichkeit, sich auf jedem VoIP Telefon flexibel mit Ihrer eigenen Durchwahl zusätzlich anzumelden. Im Gegensatz zur Rufumleitung können Sie damit auch Anrufe von Ihrer Nummer von dem fremden Telefon aus tätigen.

Hinweise:

  • Nutzen Sie diese Funktion immer an dem Telefon, an dem Sie sich auch an- bzw. abmelden möchten.
  • Sie können nur die Durchwahlen abmelden, die auch zuvor selbst angemeldet wurden.
  • Vom Administrator vorgenommene feste Zuordnungen können Sie nicht abmelden.
  • Sollten Sie sich nicht wieder selbst abmelden, werden Sie Mitternacht um 0 Uhr automatisch abgemeldet.
  • Die über das Telefon getätigten Anrufe (Historie) bleiben auch nach dem Abmelden dort gespeichert. Sie können die Einträge in der Anrufliste aber selbst einzeln löschen.

Anmelden:

  • Drücken Sie die Taste An/Abmelden
  • Nehmen Sie den Hörer ab
  1. Der Sprachassistent fragt Sie zunächst, ob Sie sich anmelden oder abmelden wollen. Drücken Sie die Taste 1
  2. Anschließend geben Sie Ihre (die anzumeldende) Durchwahl ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  3. Sie werden zur Eingabe Ihrer (der dazugehörigen) PIN aufgefordert. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  • Der Assistent prüft Ihre Eingaben und meldet Sie an dem genutzten Telefon an. Das Telefon startet anschließend neu.

Um jemanden mit Ihrer angemeldeten Durchwahl anzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Drücken Sie die  Leitungstaste neben Ihrer Durchwahl am Display
  • Heben Sie den Hörer ab
  • Wählen Sie die gewünschte Rufnummer

Abmelden:

  • Drücken Sie die Taste An/Abmelden
  • Nehmen Sie den Hörer ab
  1. Der Sprachassistent fragt Sie zunächst, ob Sie sich anmelden oder abmelden wollen. Drücken Sie die Taste 2
  2. Anschließend geben Sie Ihre (die anzumeldende) Durchwahl ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  3. Sie werden zur Eingabe Ihrer (der dazugehörigen) PIN aufgefordert. Bestätigen Sie die Eingabe mit #
  • Der Assistent prüft Ihre Eingaben und meldet Sie von dem genutzten Telefon ab. Das Telefon startet anschließend neu.

Gespräch zu einer anderen Nummer durchstellen

Es stehen 2 Durchstellmodi zur Verfügung.
Beim Standardmodus mit Rücksprache sprechen Sie zunächst mit dem Teilnehmer, zu dem Sie das Gespräch durchstellen möchten. Der Anrufer befindet sich währenddessen in einer Warteschleife.
Beim Modus ohne Rücksprache stellen Sie den Anrufer direkt zu dem anderen Teilnehmer durch, ohne dass Sie mit dem anderen Teilnehmer vorher sprechen.

mit Rücksprache (Standard):

  • Drücken Sie während eines Gesprächs die Taste Durchstellen oder (der Anrufer wird nun automatisch gehalten)
    • Wählen Sie die Zielnummer, zu der das Gespräch durchgestellt werden soll
      oder, wenn Sie die Zielnummer als Schnellwahltaste konfiguriert haben, drücken Sie die Taste Anschlüsse und die gewünschte Schnellwahltaste
    • Wenn eine Zielnummer manuell gewählt wurde: Drücken Sie die Taste Senden
    • Warten Sie, bis das Ziel den Anruf entgegennimmt, und kündigen Sie den wartenden Anrufer beim Ziel an
    • Drücken Sie die Taste Durchstellen erneut und legen Sie den Hörer wieder in die Halterung
  • Um das Durchstellen abzubrechen, drücken Sie die Taste Abbrechen bevor Sie die Taste Durchstellen das zweite Mal drücken. Der Anrufer ist nun wieder mit Ihnen verbunden.

ohne Rücksprache:

  • Drücken Sie während eines Gesprächs die Taste Durchstellen oder (der Anrufer wird nun automatisch gehalten)
    • Drücken Sie die Taste Ohne Rücksprache und wählen Sie die Zielnummer, zu der das Gespräch durchgestellt werden soll
      oder, wenn Sie die Zielnummer als Schnellwahltaste konfiguriert haben, drücken Sie die Taste Anschlüsse und die gewünschte Schnellwahltaste
    • Wenn eine Zielnummer manuell gewählt wurde: Drücken Sie die Taste Senden
    • Das Ziel klingelt und der Anrufer wird nun direkt mit dem Ziel verbunden, sobald das Ziel den Anruf entgegennimmt.
    • Legen Sie den Hörer wieder in die Halterung

Gespräch zum Anrufbeantworter durchstellen

  •  Drücken Sie während eines Gesprächs die Taste Durchstellen oder (der Anrufer wird nun automatisch gehalten)
    • Drücken Sie die Taste Ohne Rücksprache
    • Wählen Sie 8 und die Durchwahl, zu dessen Anrufbeantworter der Anrufer durchgestellt werden soll
    • Drücken Sie die Taste Senden. Der Anrufer wird nun direkt mit dem Anrufbeantworter der Zieldurchwahl verbunden
    • Legen Sie den Hörer wieder in die Halterung

Schnellwahltasten (Kurzwahltasten) konfigurieren

Schnellwahltasten können Sie in Ihrem Telefon-Portal konfigurieren.

 


Gezielte Anrufübernahme

  • Wählen Sie, während ein anderes Telefon klingelt, *78 und die Durchwahl des klingelnden Telefons
  • Drücken Sie die Taste Wählen. Der Anruf wird an Ihrem Telefon entgegengenommen.

Chef-Sek-Funktion

Es gibt 2 Arten der Chef-Sek-Funktion:

1. Standard:

Das Sekretariat und der Chef haben jeweils eine eigene Rufnummer. Das Sekretariat hat eine Kurzwahltaste mit der Rufnummer des Chefs, womit

  • das Sekretariat den Telefonstatus des Chefs sieht (frei, im Gespräch) und
  • Gespräche einfach zum Chef durchgestellt werden können und
  • das Sekretariat die Anrufe auf das Chef-Telefon auch auf dem Sekretariatstelefon sieht und diese sogar bei Bedarf selbst entgegennehmen kann

2. Erweitert:

Beinhaltet alle Funktionen vom Standard Chef-Sek + der Chef erhält eine Kurzwahltaste mit der Rufnummer des Sekretariats, womit der Chef die Anrufe auf das Sekretariats-Telefon auch auf dem Chef-Telefon sieht und diese bei Bedarf selbst entgegennehmen kann.

Zur Einrichtung dieser Chef-Sek-Funktion wenden Sie sich bitte an das Telefonie-Team.

 


Nutzung der Chef-Sek-Funktion

Im folgenden werden einige Anrufszenarien beschrieben:

1. Der Anrufschutz (DND) ist inaktiv (Normalzustand):

    • Das Chef-Telefon klingelt
    • Auf dem Sekretariatstelefon wird ein eingehender Anruf für den Chef angezeigt. Der Klingelton dafür ist beim Sekretariat standardmäßig lautlos, kann aber auch in den Telefoneinstellungen gewählt werden.
      • Der Chef kann das Gespräch entgegen nehmen oder
      • das Sekretariat kann das Gespräch entgegen nehmen (Taste Übernahme) und kann, wenn notwendig, zum Chef mit Hilfe der entsprechenden Schnellwahltaste durchstellen.

2. Der Anrufschutz (DND) ist aktiv:

    • Das Chef Telefon klingelt nicht. Der Anruf wird automatisch direkt zum Sekretariat umgeleitet.
    • Das Sekretariat nimmt das Gespräch entgegen und kann das Gespräch, wenn notwendig, zum Chef (intern) mit Hilfe der entsprechenden Schnellwahltaste durchstellen.

Anrufschutz aktivieren/deaktivieren:

  • Drücken Sie die Taste Anrufschutz auf dem Chef-Telefon. Der Modus wird umgeschaltet.
  • Einen aktiven Anrufschutz erkennen Sie an dem rotem DND Symbol neben Ihrer Durchwahl.


Anrufbeantworter / Voicemail


Anrufbeantworter beantragen

Einen Anrufbeantworter können Sie in Ihrem Telefon-Portal beantragen.

 


Anrufbeantworter verwalten

Die Konfiguration des Anrufbeantworters nehmen Sie bitte über das Telefon-Portal und den Sprachassistenten (im Folgenden beschrieben) vor.

 


Anrufbeantworter "aktivieren"

Der Anrufbeantworter ist aktiv, sobald er vom Telefonie-Team für Ihren Anschluss eingerichtet wurde. Der Anrufbeantworter nimmt das Gespräch automatisch nach der Anzahl an Sekunden entgegen, die Sie im Telefon-Portal als Klingeldauer konfiguriert haben (Standard 30 Sekunden), sofern keine Rufumleitung eingerichtet ist (Beachten Sie den Hilfetext im Telefon-Portal zur Klingeldauer).
Nach der Einrichtung ist bereits eine Standardansage (Begrüßung) aktiv.

 


Persönliche Ansage/Begrüßung aufnehmen

Sie können die Anrufer auch mit einer eigenen Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter begrüßen.
Die folgenden Schritte können Sie auch in der Abbildung "Anrufbeantworter Menüstruktur" verfolgen:

  1. Loggen Sie sich in Ihren Anrufbeantworter ein ("Anrufbeantworter vom eigenen Telefon abfragen").
  2. Sie sind nun im Hauptmenü. Wählen Sie 5.


Anrufbeantworter vom eigenen Telefon abfragen

  • Drücken Sie die Taste   Nachrichten oder wählen Sie 101
    • Geben Sie Ihre PIN ein und bestätigen Sie die Eingabe mit #

Anrufbeantworter von einem anderen Telefon abfragen

  •  Drücken Sie die Taste Nachrichten oder wählen Sie 101
    • Drücken Sie die Taste #, wenn Sie dazu aufgefordert werden
    • Geben Sie die Durchwahl des abzufragenden Anrufbeantworters ein
    • Geben Sie die PIN der eingegebenen Durchwahl ein und bestätigen Sie mit #

Anrufbeantworter Sofortannahme

Standardmäßig nimmt der Anrufbeantworter das Gespräch erst entgegen, wenn Sie innerhalb der konfigurierten Klingeldauer in Ihrem Telefon-Portal das Gespräch nicht entgegen nehmen und nachdem eventuell vorhandene Rufumleitungen ebenfalls nicht beantwortet wurden.

Stellen Sie zuvor sicher, dass der Anrufbeantworter wie gewünscht konfiguriert ist (Telefon-Portal) und dass Sie, wenn gewünscht, eine persönliche Ansage aufgenommen und aktiviert haben (siehe "Persönliche Ansage/Begrüßung aufnehmen" und "Anrufbeantworter Menüstruktur" weiter unten in dieser Anleitung).
Wenn Sie möchten, dass Ihr aktivierter Anrufbeantworter das Gespräch sofort entgegennimmt, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Sie aktivieren "Nicht stören" direkt an Ihrem Telefon (siehe dazu "Nicht stören (DND) aktiveren/deaktivieren").
  • Sie setzen eine Standardrufumleitung mit der Zielrufnummer 8<Ihre HZB Durchwahl>. (Angenommen Ihre Durchwahl ist die 12345, dann müssen Sie eine Rufumleitung auf die 812345 setzen.)
  • Sie setzen die Klingeldauer in Ihrem Telefon-Portal auf 1 Sekunde und entfernen alle Rufumleitungen. Das bedeutet, dass Ihr Telefon nur eine Sekunde klingelt und der Anrufbeantworter das Gespräch entgegennimmt.

Anrufbeantworter löschen

Wenn Sie den Anrufbeantworter nicht mehr benötigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an das Telefonie-Team.

 


Anrufbeantworter Menüstruktur